021-preparar-reunion-5-minutos

Hay reuniones que duran una hora y no avanzan nada. Casi siempre es porque nadie llegó con un plan claro. Con dos frases describiendo tu situación, puedes tener el orden del día, las preguntas clave y hasta un guion para cuando la cosa se ponga tensa.

Qué necesitas tener a mano

• El tema de la reunión
• Quién va a estar (cliente, jefe, equipo...)
• Qué quieres conseguir al salir

Cómo hacerlo, paso a paso

1. Describe la situación como se la contarías a un amigo. No hace falta ser formal ni estructurado. Cuanta más información des, mejor será el resultado.

ESCRÍBELE ESTO Mañana tengo una reunión con mi cliente para revisar el proyecto. Lleva tres semanas sin responder emails y sé que hay cierta tensión. El objetivo es aclarar qué falta por entregar y acordar una fecha de entrega. . Ayúdame a preparar:

1. Un orden del día claro para la reunión
2. Las preguntas clave que debo hacer
3. Qué decir si se pone a la defensiva o empieza a echar culpas

---

1. Lee lo que te devuelva y adáptalo. No lo copies al pie de la letra. Úsalo como punto de partida: tacha lo que no encaje, añade lo que falta y quédate con el esqueleto.

2. Si quieres ir más preparado, pide un paso más.

ESCRÍBELE ESTO ¿Qué objeciones podría poner y cómo respondo a cada una sin crear más conflicto?

Con esto tienes la reunión cubierta desde dos ángulos: el guion para cuando todo va bien y el plan B para cuando no.

Qué está pasando aquí

Las reuniones se descarrilan porque llegamos sin estructura y reaccionamos en lugar de dirigir. La IA es especialmente útil aquí porque no tiene el contexto emocional que tú sí tienes: no le pesa la tensión acumulada, no le da miedo el conflicto. Te devuelve una versión ordenada y más fría de tu propia situación. Ese mismo patrón sirve para cualquier conversación difícil: una negociación, una evaluación con tu jefe, una reunión de comunidad de vecinos.

Prueba esto hoy

Piensa en la próxima reunión que tengas esta semana, aunque sea informal. Descríbela en tres frases y pídele a ChatGPT, Gemini o Claude que te prepare el orden del día. Te llevará cinco minutos y entrarás sabiendo exactamente qué quieres conseguir.